職業(yè)秘書實務(wù)

序——測測你的秘書水平.
第一章企業(yè)與秘書
第一節(jié)企業(yè)為什么需要秘書
1.秘書每天在做些什么
2.秘書在公司起什么作用
3.秘書到底是什么
4.如何劃分秘書的職責范圍
整理辦公室
收集信息
上司的保健
第二節(jié)上司需要什么樣的秘書
1.上司用什么標準選擇秘書
看起來舒心
帶在身邊放心
用起來省心
2.秘書要具備哪些基本素質(zhì)
認真
誠實
保守秘密
謙遜
忍耐
開朗
自信
3.為什么秘書要特別注意禮貌
4.如何把握衣著打扮的分寸
注意分寸
保持大眾化
上班服裝的選擇
首飾的副作用
互相提醒
第三節(jié)秘書工作有哪些特點
1.秘書工作的四大特征
要當機立斷處理的事情多
工作的內(nèi)容變化快
一心幾用的時候多
忙閑不一的情況多
2.如何提高工作效率
工作程序化
出現(xiàn)差錯的時候
當機立斷
從容不迫
有條不紊
3.怎樣區(qū)分工作的輕重緩急
4.如何創(chuàng)造性地工作
不安于現(xiàn)狀
在創(chuàng)造中提高
及時建議
沉著細心
第二章秘書必備的常識
第一節(jié)秘書為什么要有豐富的常識
1.常識對秘書有什么意義
2.秘書如何豐富自己的常識
第二節(jié)社會常識
1.生活常識
風土人情
科學(xué)素養(yǎng)
藝術(shù)修養(yǎng)
餐飲知識
2.人情世故
第三節(jié)經(jīng)營管理常識
1.公司的決策機構(gòu)
股東大會
董事會
監(jiān)事會
2.企管經(jīng)營常識
3.其他經(jīng)濟常識
股票常識
外匯金融常識
法律常識
第四節(jié)財務(wù)常識
1.財務(wù)常識
2.資產(chǎn)負責表和損益表
3.現(xiàn)金支出和報銷
第三章秘書必備的技能
第一節(jié)如何使用電話
1.使用電話的基本禮節(jié)
2.怎樣接電話
電話鈴一響
不隨便說“在”或“不在”
靈活的“已經(jīng)散會了”
要找的人不在
不讓對方久等
推銷的電話
3.怎樣掛電話
提前作準備
征求對方意見
找對方的頷導(dǎo)
第二節(jié)如何接待客人
1.如何樹立公司的形象
熱情大方
隨機應(yīng)變
2.前臺值班的時候
不念名片
不浪費客人的時間
秘書有空無閑
客人較多的時候
3.如何應(yīng)付各種突然出現(xiàn)的場面
上司突然不在
不速之客
時間已到
4.招待客人的方法
5.客人回去的時候
6.接待室的布置
第三節(jié)如何收集信息
1.為什么說收集信息是秘書工作的重中之重
篩選分類
道聽途說
整理與保管
廣聞博見
準確真實
2.收集信息有哪些訣竅
熟悉自己的上司
實事求是
熟人好辦事
避免“信息污染”
3.信息從哪里來
網(wǎng)上搜索
報刊雜志等文字信息
收集要領(lǐng)
內(nèi)部材料
第四節(jié)如何安排上司的工作日程
1.如何兼顧效率與健康
2.長期與短期工作安排
適當保密..
事先確認
3.制定日程表的方法
年度預(yù)定日程表
月內(nèi)預(yù)定日程表
每周工作日程表
當天工作日程表
多人日程表
4.制定日程表的注意事項
時間上留有充分的余地
提高效率
內(nèi)外兼顧
5.節(jié)約時間
約請他人
接受約請
6.按計劃辦事
靈活掌握
情況發(fā)生變化
第五節(jié)如何存檔
1.整理與保存
迅速處理
妥善存放
沒有價值及早銷毀
2.應(yīng)該保存哪些資料
屬秘書部門共用的資料
歸秘書個人專用的資料
3.資料分類的方法
使用文件夾
文件夾的排列方法
寫標簽的方法
分類保管的方法
第六節(jié)如何準備會務(wù)工作
1.籌備會議
2.籌備會議的步驟
布置會場
會議通知
檢查用具
核對資料
3.開會當天的工作
4.會議正在進行
5.會議掃尾工作
會議記錄
會議總結(jié)
第七節(jié)如何為上司出差做準備
1.細心周到
2.準備工作
預(yù)訂機車票
安排住宿
隨身攜帶的用品
臨行前的工作安排
3.動身當天的工作
動身之前
起程之后
自學(xué)的機會
電話的處理
上司回來的時候
4.與上司一起出差
在車內(nèi)
出站時
注意回避
5.出差回來之后
出差總結(jié)報告
報銷旅差費
6.到國外出差
第八節(jié)商業(yè)文書的寫作
1.避免語法錯誤
成份殘缺
成份多余
搭配不當
顧此失彼
位置不妥
結(jié)構(gòu)混亂
詞類誤用
2.堅持5W1H原則
3.文章通俗易懂
第九節(jié)其他
1.辦公自動化
2.辦公室的整理
3.信件收發(fā)
郵政常識
收信
給上司送材料的優(yōu)先順序
第四章秘書必備的能力
第一節(jié)如何提高處理人際關(guān)系能力
1.秘書為什么一定要“八面玲瓏”
2.如何搞好與上司的關(guān)系
熟悉上司
理解上司
輔助上司
外國人上司
2.如何搞好與各部門的關(guān)系
關(guān)鍵在于誠實
千萬不能“狐假虎威”
有矛盾很正常
什么情況下打“小報告”
互相支持
3.如何搞好與同事的關(guān)系
秘書之間一律平等
向老秘書學(xué)習
幫助新秘書
注意關(guān)系網(wǎng)的平衡
4.如何搞好與客戶的關(guān)系
第二節(jié)如何提高交流溝通能力
1.如何“聽”與如何“說”
“聽”的學(xué)問
“說”的藝術(shù)
2.如何請示與匯報
請示的方法
匯報的方法
3.如何豐富自己的肢體語言
讓聲音得體并充滿魅力
說話的姿勢
經(jīng)常微笑
真誠握手
4.接受批評與批評
面對批評
批評的技巧
第五章秘書工作的發(fā)展趨勢
第一節(jié)秘書工作面臨的挑戰(zhàn)
第二節(jié)秘書工作的國際化
1.全球化的時代
2.絕對會說英語
3.國際文化素養(yǎng)
第三節(jié)秘書工作的信息化
第四節(jié)秘書的職業(yè)規(guī)劃
1.秘書的職業(yè)化
2.秘書職業(yè)的優(yōu)缺點...